چک لیست مدیریت ریسک کرونا برای هیئت مدیره ها

وقتی بحران سر می‌رسد، این انتظار وجود دارد که اعضای هیئت مدیره از تجربه و دانش انباشته‌شان و همین‌طور از صلاحیت‌ها و قابلیت‌هایی که بر مبنای آنها شایستگی عضویت در هیئت مدیره را به دست آورده‌اند، برای واکنش و پاسخ‌گویی به‌هنگام و اثربخش بهره بگیرند. برخی از سازمان‌ها در این کار موفق‌اند و برخی دیگر خیر. فارغ از آن بخش از این مسئله که ریشه در انتخاب افراد شایسته به عنوان اعضای هیئت مدیره دارد، قسمتی از مسئله به رویکرد هیئت مدیره و توانایی این جمع برای هدایت کشتی سازمان از دل گردبادها بازمی‌گردد. به عبارت دیگر، برای آنکه تیم هیئت مدیره در بحران عملکرد مطلوبی داشته باشد، کافی نیست که بهترین و مناسب‌ترین افراد را دور یک میز جمع کنیم. شیوع گسترده کووید ۱۹ یکی از بزرگ‌ترین آزمون‌هایی‌ست که توان هیئت مدیره‌ها برای مقابله با بحران را به چالش کشیده‌ است و بحث مدیریت ریسک کرونا را به یک موضوع بااهمیت مبدل ساخته است.

هیئت مدیره‌ها حالا باید با رویکرد فعالانه‌تری مدیران اجرایی سازمان را هدایت کنند، تاب‌آوری سازمان را در برابر ابعاد ناشناخته کرونا بهبود بدهند و وقت و انرژی‌شان را معطوف به حل مسائل استراتژیک در زمینه نیروی انسانی، مدیریت سرمایه‌گذاری‌ها و چشم‌انداز بلندمدت سازمان کنند. به نظر نمی‌رسد بحران کرونا و پیامدهای بهداشتی، اقتصادی و اجتماعی ناشی از آن در ایران حداقل در یک بازه شش ماهه تا یک‌ساله ناپدید شوند. بنابراین نباید مقاومت در برابر کرونا را دست‌کم بگیریم. از سوی دیگر، ما در سازمان‌های ایرانی به نسخه دیگری از هیئت مدیره‌ها نیاز داریم؛ نسخه‌ای که برای راهبری سازمان در شرایط بحرانی مناسب باشد.

شاید بهتر است برای درک شفاف‌تری از وضعیت، نگاهی به تفاوت‌های پدیدآمده در مجموعه وظایف و نقش‌های تیم‌های هیئت مدیره در دوران پس از شیوع کرونا نسبت به گذشته داشته باشیم. جلسات هیئت مدیره تا قبل از شیوع کرونا معمولاً متمرکز بر اقداماتی از قبیل تعیین استراتژی‌ها و چشم‌انداز شرکت، تحلیل آمار و ارقام و گزارشات مالی و نظارت و پایش مدیران اجرایی بود. گزارشاتی از کمیته‌های حسابرسی، جبران خدمات، انتصابات یا ریسک در جلسات هیئت مدیره مورد بررسی قرار می‌گرفت و مسائلی مانند مدیریت انتظارات ذی‌نفعان، توسعه شبکه ارتباطات شرکت و سازوکارهای نظارتی در یک هیئت مدیره اثربخش حل‌وفصل می‌شد. اما بحران معمولاً اولویت‌ها را برهم می‌زند. تیم‌های هیئت مدیره همچنان عهده‌دار مسئولیت‌ها و نقش‌های گذشته‌شان هستند، اما اولویت‌های جدیدی از قبیل ناپایداری زنجیره تامین، کاهش تقاضا، کسری نقدینگی و تاب‌آوری به موضوعات داغ جلسات هیئت مدیره‌ها مبدل شده‌اند.

واضح است که بحران و در رأس آنها، بحران کرونا، یک واقعیت مسلم است و نمی‌توانیم آن را نادیده بگیریم. سازمان‌ها در سطوح مختلف واکنش‌ها و اقدامات متفاوتی را برای مقابله با بحران، ادامه حیات و حفاظت از داشته‌های‌شان در پیش گرفته‌اند. برای مثال، بسیاری از شرکت‌ها به دلیل غافلگیری ناشی از بحران، دست به تعدیل‌های گسترده نیروی انسانی در پایین هرم سازمانی زده‌اند؛ اما این‌گونه رویکردها فاقد بینش استراتژیک هستند. در چنین شرایطی، پیش از هرگونه اقدام نیازمند ارزیابی‌های دقیق و چندجانبه از موقعیت هستیم. اگرچه این ارزیابی‌ها عمدتاً باید در قالب آمادگی برای بحران به انجام برسند، اما دیگر الان به طور کامل می‌دانیم که همیشه نمی‌توان از قبل تمهیدات لازم برای مواجهه و کنترل بحران را اندیشید. در بالای هرم سازمانی، چک لیست مدیریت ریسک کرونا می‌تواند یک چارچوب قدرتمند برای شفاف ساختن وضعیت و اقدام به موقع برای مقابله با بحران (به طور خاص بحران کرونا) باشد.

 

آیا راه‌های ارتباطی لازم و کافی میان هیئت مدیره و مدیران اجرایی برای بررسی و تصمیم‌گیری درباره موقعیت‌های بحرانی وجود دارد؟

آیا سازوکاری برای برگزاری منظم جلسات هیئت مدیره به صورت حضوری یا مجازی پیش‌بینی شده است؟

آیا گردش روان اطلاعات و زیرساخت‌های سیستمی برای نظارت به‌هنگام روی شاخص‌های کلیدی عملکرد برقرار است؟

آیا شاخص‌های کلیدی عملکرد ویژه بحران توسط هیئت مدیره طراحی و درنظر گرفته شده است؟

آیا سازوکاری برای نشان دادن عزم هیئت مدیره در مواجهه با بحران به کارکنان و بدنه عملیاتی سازمان درنظر گرفته شده است؟

آیا فرماندهی بحران در سازمان از سمت هیئت‌مدیره به طور کامل مورد حمایت قرار دارد و تجهیز شده است؟

آیا ترسیم سناریوهای ریسک در دستور کار کمیته ریسک و تیم هیئت مدیره قرار گرفته است؟

آیا در کمیته ریسک ارزیابی‌های دقیق و کاملی از درهم‌تنیدگی بحران کرونا با سایر منابع ریسک صورت پذیرفته است؟

آیا پیش‌بینی‌های لازم برای اطمینان از پایایی و قابلیت اطمینان زنجیره تامین انجام گرفته است؟

آیا سناریوهای مالی شرکت در کمیته حسابرسی و تیم هیئت مدیره ترسیم شده‌اند؟

آیا رویکرد نظام‌مندی برای ارائه گزارش بحران به سهامداران در هیئت مدیره پیش‌بینی شده است؟

 

تمرکز روی این چک لیست مدیریت ریسک کرونا می‌تواند حتی نقطه آغاز اصلاح ساختار برای مقابله با کرونا باشد. البته باید تاکید کنم که این پرسش‌ها تنها مواردی نیستند که باید در قالب یک چک‌لیست برای هیئت مدیره‌ها مورد ارزیابی قرار بگیرند، اما حداقل دربرگیرنده ضروری‌ترین موضوعاتی هستند که نادیده گرفتن‌شان می‌تواند کشتی سازمان را در طوفان کرونا به گِل بنشاند!

 

جوابی بنویسید:

آدرس ایمیل شما به صورت عمومی منتشر نخواهد شد.