مشاوران مدیریت مانند هر گروه دیگری از ارائه‌دهندگان خدمات حرفه‌ای نیازمند تنظیم و عقد قرارداد برای تعامل با کارفرمایان‌شان هستند و مدیریت این قراردادها یکی از مهم‌ترین جنبه‌های کاری و حرفه‌ای‌شان به‌شمار می‌آید. متاسفانه عدم آشنایی با اصول تنظیم قرارداد و مهم‌تر از آن، ناآگاهی نسبت به مواردی که به‌طور ویژه در پیشبرد کار مشاوره موثرند، چالش‌های متعددی برای مشاوران مدیریت پدید می‌آورد و نتیجه این چالش‌ها چیزی به جز تعارضات کاری، پروژه‌های ناتمام و چالش‌های طاقت‌فرسا بر سر تفسیرهای متفاوت نیست.

برای همین در این یادداشت چند نکته را که می‌تواند در تنظیم قرارداد مشاوره مدیریت مثمرثمر باشد، به اختصار مورد اشاره قرار می‌دهم:

قراردادهای مشاوره مدیریت باید شامل بندی درباره تبادل اطلاعات باشند. مشاوران برای پیشبرد پروژه‌های مشاوره نیازمند دریافت اطلاعات از بستر سازمان هستند و گاه، گردآوری و ارائه این اطلاعات به مشاور به‌کُندی صورت می‌پذیرد. وجود بند یا بندهایی درباره شرایط تبادل اطلاعات و تاخیرهای پیش‌آمده در نتیجه تعلل سازمان در ارائه اطلاعات به مشاور می‌تواند در رسیدگی به تاخیرهای زمانی یا علل توقف پروژه بسیار مفید واقع شود.

قرارداد مشاوره مدیریت حتماً باید با اشاره صریح به روند تایید گزارشات و خروجی‌های مشاور همراه باشد. بهتر است این روند علاوه بر جزئیات فرایندی، دربرگیرنده یک موعد زمانی باشد که در صورت عدم دریافت بازخورد و پاسخ از سوی کارفرما، گزارش و خروجی نهایی تلقی شوند. فقدان چنین رویه‌هایی سبب نیمه‌تمام ماندن پروژه‌ها می‌شود.

قراردادهای مشاوره مدیریت باید پیوستی درباره حفظ محرمانگی داشته باشند. حفظ محرمانگی اطلاعات برای کارفرما بسیار ارزشمند و حیاتی است و ممکن است مشاور تعهد به این موضوع را یک محدودیت برای خود بشمارد. اما وجود پیوست حفظ محرمانگی مشاور را از ریسک‌هایی که ممکن است بر او تحمیل شود، آگاه می‌کند و راه را برای تفسیرهای متفاوت و مصادره به مطلوب شرایط قرارداد می‌بندد.

بدیهی‌ست که ابعاد مالی قراردادهای مشاوره مدیریت اهمیت فراوانی برای طرفین دارند. به‌طور خاص، قراردادهای مشاوره باید نسبت به هزینه‌های رفت و آمد و اقامت (احتمالی) مشاور در خارج از شهر اصلی شفافیت داشته باشند. بهترین حالت در چنین مواردی واگذاری کلیه هزینه‌ها و همچنین هماهنگی‌های رفت و آمد و اقامت در سایر شهرها به کارفرماست، زیرا معمولاً نوسان قیمتی مدیریت این هزینه‌ها را برای مشاور دشوار می‌سازد.

سازوکار حل اختلاف یکی دیگر از نکات مهم در قراردادهای مشاوره است. به‌طور مشخص پیشنهاد می‌کنم پروپوزال را به قرارداد مشاوره پیوست کنید و حتماً نسخه پروپوزال را با امضای کارفرما به‌عنوان یکی از اسناد پروژه تحویل بگیرید. دراین‌صورت اگر پروپوزال را به دقت و به‌طور صحیح تنظیم کرده باشید، در صورت وقوع اختلاف می‌توان در وهله نخست به پروپوزال رجوع کرد.

قراردادهای مشاوره (به ویژه قراردادهایی که ماهیت پروژه‌ای دارند) حتماً بایستی دارای شماره و تاریخ باشند، مشخصات صحیح طرفین از جمله آدرس را شامل شده باشند، و ترجیحاً در سربرگ سازمان کارفرما تنظیم شده باشند. همین چند نکته ظاهری و پیش‌پاافتاده بعدها می‌تواند مشاور را از دردسرهای قانونی و حقوقی برهاند، اما اگر همین موارد ساده رعایت نشده باشند، قرارداد از اعتبار کافی برای طرح موضوع در محاکم برخوردار نخواهد بود.

حرفه‌ای بودن قرارداد محدود به این چند نکته نیست. تنظیم قراردادهای مشاوره باید با رعایت اصول حقوقی و همچنین اصول تخصصی حرفه مشاوره و خدماتی که مشاور قصد ارائه آن را دارد همراه باشد و برخی از این اصول نیازمند مشورت با خبرگان حقوقی است. بااین‌حال همین چند نکته ساده هم برای بسیاری از مشاوران راهگشاست. این را به یاد داشته باشیم که مشاوران مدیریت حرفه‌ای، قراردادهای حرفه‌ای می‌بندند!