در سطح ارشد هیچ اقدامی به اندازه طراحی ساختار سازمانی پیچیده نیست، اما شاید هیچ اقدامی هم به اندازه طراحی ساختار سازمانی جذاب نباشد! عموماً طراحی یا بازطراحی ساختار یکی از آخرین گزینه‌هایی‌ست که مدیران به سراغ آن می‌روند. این اجتناب ریشه در چالش‌ها و مقاومت‌های سخت و نرم دارد. گاهی کارکنان از تغییر واهمه دارند و در برابر تغییرات ساختاری مقاومت به خرج می‌دهند (چالش نرم) و گاهی سیستم‌های سازمان از قبیل زیرساخت‌های تکنولوژیک مانع از پیاده‌سازی اصلاحات ساختاری می‌شود. با این‌همه، طراحی ساختار یا (بازطراحی ساختار) اجتناب ناپذیر است و نمی‌توان به بهانه چالش‌های سخت و نرم آن را به فردا موکول کرد؛ زیرا گاهی هزینه‌ها و لطمات چنین تاخیری جبران‌ناپذیر است. اگر سازمان و مدیران ارشد آن ضرورت طراحی ساختار سازمانی و یا اصلاح در ساختار موجود و بازطراحی آن را بپذیرند و از گام چیستی به سلامت عبور کنیم، به خوان چگونگی می‌رسیم. پرسش کلیدی در این گام این است: ” چگونه ساختار سازمانی طراحی کنیم “. به عبارت دیگر، گام‌های طراحی ساختار سازمانی چیست؟
شاید در نگاه نخست، این پرسش ساده به نظر برسد. به هرحال فرایند طراحی یا بازطراحی ساختار سازمانی مانند هر فرایند دیگری یک نقطه شروع و یک نقطه پایان دارد و مجموعه‌ای از اقدامات در میان این دو نقطه قرار می‌گیرند. اما این ماجرا چندان هم ساده نیست! طراحی ساختار بیشتر از آنکه شبیه به تورهای سیاحتی و بازدید از اماکن تاریخی باشد، مشابه یک سفر ماجراجویانه و پر حادثه است و مدیران با قبول حرکت در مسیر طراحی یا بازطراحی ساختار، مجبور به پذیرش ریسک‌های متعددی می‌شوند. اما با این‌حال همان‌طور که پیشتر گفتم قدم گذاشتن در مسیر طراحی یا بازطراحی ساختار سازمانی اجتناب ناپذیر است. اگر بخواهیم این سفر را در چند گام کلیدی خلاصه کنیم، می‌توانیم خط سیر آن را در چهار مرحله شناخت، تحلیل، طراحی و پیاده‌سازی دنبال کنیم.
شناخت
قبل از آنکه بشود به پرسش ” چگونه ساختار سازمانی طراحی کنیم ” پاسخی ولو در حد کلیات بدهیم، باید شناخت کافی از پدیده‌ای که آن را سازمان می‌نامیم کسب کنیم. هر سازمان یک موجودیت منحصربه‌فرد دارد و ساختار سازمانی این موجودیت منحصربه‌فرد، مختص به خودش است. به عبارت دیگر، ساختار سازمانی جامۀ دوخته‌شده و آماده‌ای نیست که به تن سازمان بخورد، بلکه لازم است ساختار سازمانی به‌مانند یک جامۀ منحصربه‌فرد برای سازمان و قد و قامت آن از نو طراحی و دوخته شود. به همین دلیل گام شناخت در طراحی سازمان بسیار کلیدی است. متاسفانه گاهی تا واژه شناخت به گوش‌مان می‌رسد، به یاد پروژه‌های عارضه‌یابی سازمانی میافتیم، اما شناخت در طراحی سازمان به معنای انجام روال مرسوم و متداول عارضه‌یابی نیست. اگر قرار است به طراحی ساختار بپردازیم، باید بدانیم که بخشی از انسان‌ها قرار است در این ساختار کار کنند (کارکنان)، بخشی از انسان‌ها برای رفع نیازهای خود با چنین ساختاری تعامل خواهند داشت (مشتری)، راهبری این ساختار با محدودیت‌های ذهنی و منطقی بخشی از انسان‌ها صورت می‌پذیرد (مدیران)، بخشی از انسان‌ها این موجود منحصربه‌فرد را بر حسب خصیصه‌های ساختاری‌اش توصیف و تفسیر می‌کنند (عموم جامعه)، و این ساختار باید بتواند با ساختار سازمان‌های دیگری که به‌طور طبیعی واجد همین مولفه‌های انسانی هستند، همکاری کند (شرکا، تامین‌کنندگان، توزیع‌کنندگان، نهادهای عمومی و غیره). بنابراین، گام شناخت در طراحی سازمان باید انسان‌محور باشد و عارضه‌یابی‌های مرسوم و صحبت از مفاهیمی مانند ساختار ارگانیکی و مکانیکی و بوروکراسی و ادهوکراسی، بدون درنظرگرفتن انسان به عنوان هسته بررسی و ارزیابی‌ها بی‌فایده است.
تحلیل
خروجی گام شناخت در بهترین حالت داده‌هایی را برای تحلیل ساختاری فراهم می‌آورد. این داده‌ها باید هم درباره ابعاد نرم سازمانی و هم درباره ابعاد سخت ساختاری به گزاره‌های مشخصی ختم شوند. به عنوان مثال، باید بدانیم که موجودیت منحصربه‌فرد سازمانی که از آن صحبت می‌کنیم، چه اقتضائاتی درباره تکنولوژی دارد. به عبارت دیگر، با همان استعاره سفر ماجراجویانه، در گام تحلیل به دنبال فهمیدن عمق تنگه‌ای هستیم که قرار است در رودخانه جاری در بستر آن تنگه شیرجه بزنیم. شیرجه موفق و ایمن نیازمند تحلیل وضعیت عمق تنگه، جهت وزش باد، میزان خروش آب رودخانه، بستر تنگه و مولفه‌هایی از این دست است، وگرنه پریدن بی‌هدف نتیجه‌ای به جز برخورد با تخته‌سنگ‌های اطراف تنگه ندارد! تحلیل داده‌ها از بستر سازمان به ما امکان می‌دهد اقتضائات خاص سازمان را بشناسیم و بتوانیم در گام طراحی، از این اقتضائات به‌طور اثربخش استفاده کنیم.
طراحی
بخش اصلی پاسخ به سئوال چگونه ساختار سازمانی طراحی کنیم؟ در بخش طراحی نهفته است. اگر بخواهم مبتنی بر تجربه‌هایم از پروژه‌های مشاوره طراحی ساختار سازمانی به این سئوال پاسخ بدهم، باید به تلفیقی از خروجی‌های گام تحلیل و رویکرد خلاقانه اشاره کنم. گام طراحی چندان نباید در بند محدودیت‌های تئوریک باقی بماند. بسیاری از مدیران با استعاره‌های سازمانی یا انواع ساختارها از قبیل ساختار کارکردی، مبتنی بر محصول یا ماتریسی آشنایی دارند و تصور می‌کنند برای دستیابی به اثربخشی، الزاماً باید سازمان‌شان را در قالب یکی از همین گونه‌های سازمانی طراحی کنند. اما در دنیای واقعی کسب‌وکار این ایده‌ها آنچنان هم به‌صورت مطلق مورد استفاده قرار نمی‌گیرند و سازمان‌های موفق با تلفیق میان ایده‌ها و اقتضائات خاص سازمانی‌شان، درباره خصیصه‌های ساختاری تصمیم‌گیری می‌کنند. رویکرد خلاقانه هم اشاره به همین موضوع دارد: در عین‌حال که از خروجی‌های گام تحلیل بهره می‌گیریم، باید بتوانیم ارتباطی میان تحلیل‌ها و شرایط واقعی موجودیت منحصربه‌فرد سازمان پیدا کنیم و این ارتباطات را در قالب یک فرم ساختاری مستند گردانیم. کار مینتزبرگ در تشریح انواع ساختارها نمونه‌ای از به‌کارگیری یک رویکرد خلاقانه در تشریح الگوهای ساختاری و طراحی یا بازطراحی سازمان است.
پیاده‌سازی
ترسیم چارت سازمانی روی کاغذ به تنهایی هیچ فایده‌ای به همراه ندارد. برای پیاده‌سازی ساختار سازمانی باید برنامه‌ای منسجم از تغییرات گام به گام در روال‌های کاری، ارتباطات، دستورالعمل‌ها، تکمیل نیروی انسانی و غیره در دست داشته باشیم. این برنامه‌ها اگرچه ممکن است در نگاه اول آرمانی به نظر برسند و در هنگام اجرا، با تاخیر مواجه شوند، اما ضروری هستند. سازمان یک سیستم است و نیاز به مدیریت سیستماتیک دارد. پیاده‌سازی ساختار سازمانی به شکل اثربخش هم از این قاعده مستثنی نیست و به یک رویکرد سیستماتیک نیاز دارد. به علاوه آنکه، پیاده‌سازی ساختار باید با ارزیابی‌های عملیاتی و استراتژیک در مقاطع زمانی گوناگون همراه شود. سازمان‌ها نیازمند آن هستند که با ارزیابی‌های به‌موقع مسیر خودشان را تصحیح کنند و اگر ساختار سازمانی طراحی‌شده فاقد اثربخشی است و کمکی به آنها نمی‌کند، سریعاً سناریوی جدیدی را دنبال کنند.
این چهار مرحله، در واقع توصیفی کلی از روند طراحی ساختار سازمانی هستند. نکته مهم اینجاست که هر کدام از این مراحل دربرگیرنده مجموعه‌ای از اقدامات و عملیات است و ابزارهای متفاوت و متنوعی را می‌طلبد. طراحی ساختار سازمانی اقدامی دشوار است و جزئیات در آن فراوانی دارد. به همین دلیل نباید از جزئیاتی که این چهار مرحله را به هم متصل می‌کند و یک هویت منسجم با عنوان طراحی ساختار به آن می‌دهد، چشم‌پوشی کرد.
